事務職の人事評価とは？目的と評価基準を整理
事務職の人事評価は、営業職のように直接的な売上や成果が数値で表れにくいため、評価基準をどう設定するかが課題になりやすい分野です。日常業務は、書類作成やデータ管理、社内調整、上司や部下のサポートなど多岐にわたり、成果や改善点を定量化するのが難しいのが特徴です。
そのため、人事評価コメントでは「業務効率化」「正確な処理」「対応力」などを具体的に盛り込み、目標と結果を結びつけて書くことが大切です。評価の公平性や透明性を高めるには、成果・能力・情意といった複数の視点をバランス良く組み合わせて基準を設定する必要があります。
以下では、事務職に求められる評価の目的や難しさ、そして評価基準を明確にするポイントを解説します。
人事評価の目的：成果・能力・情意の3つの視点
人事評価の目的は、単に業績を数値化するだけでなく、社員一人ひとりの能力や姿勢を多角的に捉えて組織全体の成長につなげる点にあります。
事務職では「成果評価」として業務処理件数や正確性をチェックし、「能力評価」ではPCスキルやコミュニケーション能力、管理力を見ます。さらに「情意評価」では仕事への姿勢や改善意識、社内連携の姿勢などを重視します。
こうした3つの評価軸を設定することで、公平性の高いコメントや目標管理が可能になります。上司からのフィードバックも、この3要素を意識することで部下に具体的な改善点を示しやすくなり、社員のモチベーション向上にも直結します。成果と能力、そして情意を組み合わせる評価は、事務職の多様な業務を適切に評価するために欠かせません。
事務職の業務範囲と評価の難しさ
事務職の業務は、人事労務・総務・経理・法務・営業事務など幅広く、担当する部署によって求められるスキルや成果が異なります。そのため、評価コメントを作成する際には、業務内容に合わせた具体的な基準を設定することが重要です。
例えば、経理では「決算処理の正確性」、総務では「社内環境の改善や管理力」、人事労務では「採用や労務対応の効率化」などが評価対象になるでしょう。一方で、数字に現れにくい業務も多いため、単純な成果だけでは公平な人事評価が難しいのも実情です。このため、定性評価（姿勢・協調性・改善意欲）と定量評価（処理件数・削減率・達成度）を組み合わせることが必要です。事務職の人事評価を適正に行うには、業務特性を理解し、コメントに落とし込む工夫が欠かせません。
評価基準を明確にする重要性
事務職の人事評価において最も重要なのは、評価基準を明確に設定し、上司と部下の双方で共有することです。基準が曖昧なままでは、業務改善の方向性が見えにくく、評価コメントも抽象的になりがちです。逆に、基準を具体的に示すことで、目標達成に向けた行動計画を立てやすくなり、成果を数値や結果で示せるようになります。また、公平性・透明性が高まることで、社員のモチベーション向上やエンゲージメント維持にもつながるでしょう。
例えば、「処理スピードを10％向上」「誤入力率を0.5％以下に削減」といった数値目標を提示すれば、評価シートやコメントに客観性を持たせることが可能です。評価基準を徹底することは、事務職の業務効率を高めるだけでなく、組織全体の成果向上を実現する基盤となります。
事務職でよく使われる人事評価項目とポイント
事務職の人事評価では、営業職のような売上や契約数といった直接的な成果が出にくいため、業務内容に即した評価基準を設定することが重要です。
評価コメントやシートを作成する際には、「成果評価」「能力評価」「情意評価」の3つを軸に考えるのが一般的です。成果評価では処理件数や業務効率、ミス削減などの数値を基準とし、能力評価ではPCスキルやコミュニケーション、管理力といったスキル面を確認します。さらに情意評価では、改善意識や協調性、姿勢など定性的な要素を評価することが求められます。
これらの観点をバランスよく組み合わせることで、人事評価の公平性や透明性が高まり、上司のコメントにも具体性が生まれ、部下の目標達成や業務改善にも直結します。以下では、それぞれの項目について詳しく解説します。
成果評価：業務効率・処理件数・ミス削減
成果評価は、事務職の業務を定量的に把握し、人事評価に客観性を持たせるための重要な基準です。具体的には、処理件数や作業スピード、期日遵守率などの数値を活用し、業務効率の改善度を確認します。また、誤入力や書類の不備といったミスをどれだけ削減できたかも重要な指標です。
例えば、
- 「月次処理件数を前年比120％に向上」
- 「入力ミス率を0.5％以下に削減」
こういった目標を設定すれば、達成度を数値で示すことができるのでおすすめです。こうした成果評価は、上司がコメントを書く際にも具体的な根拠を与え、部下のモチベーション維持や改善点の明確化に役立ちます。事務職の評価は数値化が難しいとされますが、成果を可能な限り業務プロセスと結びつけ、システムやデータを活用して見える化することを意識してみましょう。
能力評価：PCスキル・コミュニケーション・管理力
能力評価では、日常業務を円滑に進めるために必要なスキルを中心に評価します。事務職ではExcelやWord、データベース操作といったPCスキルは欠かせません。また、社内外の関係者とのやり取りをスムーズに進めるコミュニケーション能力、チームでの情報共有やタスク調整といった管理力も大切な評価ポイントです。
例えば、
- 「Excel関数を活用した集計の効率化」
- 「部門間での報告体制を改善」
- 「プロジェクトの進行管理を正確に実施」など
このような取り組みをコメントや自己評価に盛り込むと、具体性が高まります。こうした能力評価は、成果評価と異なり数値化しにくい側面がありますが、業務改善の提案や新しいシステム導入への対応力などを合わせて記録することで、上司からの評価や部下の成長実感につながるでしょう。
情意評価：姿勢・協調性・改善への取り組み
情意評価は、事務職の人事評価において成果や能力だけでは測りきれない「姿勢」や「取り組み方」を評価する基準です。例えば、チームの一員として協調性を持ち、他部署や上司・部下と円滑に連携できているか、また日常業務で改善意識を持ち続けているかといった点が重視されます。
具体例として
- 「突発的な業務にも臨機応変に対応した」
- 「課題を上司に報告し改善案を提案した」
- 「社内全体の効率向上に向けて積極的に協力した」等
こういったコメントが挙げられます。情意評価は定量化が難しいものの、評価コメントに具体的なエピソードを盛り込むことで客観性を持たせることが可能です。こうした取り組みは社員のモチベーション向上につながり、組織全体の成果や人材育成の質を高める結果にも直結します。
事務職の人事評価コメント【例文集】
事務職の人事評価を適正に行うためには、実際のコメント例文を参考にすることが効果的です。営業職と異なり、事務職の業務は成果を数値化しにくく、評価が抽象的になりやすいため、具体的な書き方や目標設定が重要になります。上司が部下に対して記入する評価コメント、部下が自己評価として書くコメント、そして部署ごとに異なる業務に応じたコメント例を理解することで、より客観的かつ公平な評価を行うことができます。
本章では、上司・部下の視点別、さらに部署別に分けて人事評価コメントの例文を紹介し、成果や改善点を明確に伝えるためのポイントを解説します。
上司が書く評価コメント例文
上司が事務職の人事評価コメントを書く際は、成果・能力・情意の3つの評価基準を意識し、業務実績や改善点を具体的に記載することが求められます。
- 成果評価の例文：期日を守り正確に業務を処理し、部署全体の効率化に大きく貢献した
- 能力評価の例文：PCスキルを活かしてデータ管理を効率化し、他部署との情報共有を円滑に進めた
- 情意評価の例文：常に前向きな姿勢で部下をサポートし、チーム全体のモチベーション向上に寄与した
- NG例としては「もっと頑張るように」といった抽象的な表現で、改善の方向性が不明確になる点です。
上司コメントは、成果と改善点を客観的に示すことで、評価の透明性を高め、部下の成長と目標達成をサポートする役割を果たします。
部下・自己評価コメント例文
部下が自己評価コメントを記入する際は、自分の業務成果を客観的に振り返りつつ、改善点や次の目標を明確にすることが大切です。
- 成果評価の例文：処理件数を昨年比で15％増加させ、業務効率化に貢献した
- 能力評価の例文：Excel関数を活用しデータ集計の精度を高めた
- 情意評価の例文：上司や同僚と積極的にコミュニケーションを取り、社内連携を強化した
改善点を述べる際には「作業スピードに課題があるため、次期はマニュアル見直しで効率化を図る」と前向きに伝えるのがポイントです。
このように、自己評価コメントでは成果・能力・情意をバランス良く盛り込み、今後の行動や改善につなげることで、人事評価全体の信頼性を高めることができます。
部署別のコメント例文
事務職は配属部署によって評価の観点が異なるため、コメント例文も業務特性に合わせる必要があります。
- 経理事務の例文：月次決算を正確かつ期日内に完了し、金銭管理の信頼性を高めた
- 総務事務の例文：社内イベントを円滑に運営し、従業員満足度の向上に貢献した
- 人事労務事務の例文：採用業務において内定辞退率を改善し、組織の人材確保に寄与した
- 営業事務の例文：受発注ミスを前年より20％削減し、顧客満足度の向上に貢献した
部署別に成果・能力・改善点を的確に反映したコメントを作成することで、人事評価の公平性が増し、組織全体の成果向上につながります。
事務職の目標設定とKPI例：評価につながる書き方
事務職の人事評価を行う上で重要なのは、業務内容に即した目標設定とKPIを明確にすることです。営業職のように売上や成約率といった直接的な成果が少ないため、事務職では処理時間の短縮やコスト削減、正確性向上といった日常業務に基づいた目標が評価につながります。
人事評価コメントやシートに記入する際には、具体的な目標を数値化して書くことで、達成度を客観的に示せます。また部署ごとに必要な目標は異なり、経理なら決算の効率化、人事労務なら離職率改善、営業事務なら受発注の正確性など、役割に応じた設定が求められます。さらにSMARTの法則を活用すれば、現実的で実践的な目標を立てやすくなり、評価の透明性や公平性を高めることができます。
共通KPI例：処理時間短縮・コスト削減・正確性向上
事務職で活用される共通KPIには、処理時間の短縮、コスト削減、正確性の向上といった基準があります。
例えば、
- 「データ入力業務を前年比で20％短縮」
- 「会議資料の作成時間を1時間以内に削減」など
こういった具体的な数値目標を設定すれば、人事評価の際に成果を明確に示すことができます。
コスト削減については「備品発注コストを年間で10％削減」「郵送費用を電子化で30％削減」などの評価コメントが有効です。
さらに、正確性向上では「入力ミス率を0.5％以下に改善」「社内申請書類の誤記率を昨年比で半減」といったKPIを設定することで、業務改善と人事評価を直結させられます。
こうしたKPIは部署を問わず汎用的に利用できるため、評価基準の統一化と透明性の向上に役立つでしょう。
部署別目標例：経理/人事労務/営業事務など
部署ごとの業務内容に応じて、具体的な目標設定を行うことも人事評価の精度を高めるために不可欠です。
経理事務：
- 月次決算を期日内に100％完了
- 仕訳ミスを前年比20％削減
人事労務事務：
- 離職率を前年比5％改善
- 採用エントリー数を前期比10％増加
- 残業時間を平均で10時間削減
営業事務：
- 受発注ミスを年間50件から30件に削減
- 集計レポート作成時間を40％短縮
部署別の業務特性を考慮した目標は、評価コメントや自己評価にも直結し、上司・部下双方が納得できる人事評価を実現します。
SMART目標での書き方と実践ポイント
事務職の目標を設定する際には、SMARTの法則（Specific＝具体的、Measurable＝測定可能、Achievable＝達成可能、Relevant＝業務に関連、Time-bound＝期限あり）を活用すると効果的です。
例えば、「今期中にデータ入力時間を20％短縮する」といった目標は、具体性があり数値で測定でき、期限も明確で改善に直結します。SMART目標を用いると、曖昧な表現を避け、評価シートやコメントに落とし込みやすくなります。さらに、自己評価の際にも「処理件数を達成」「誤入力を50％削減」といった成果を客観的に示せるため、人事評価での信頼性が高まります。
上司がコメントを書く際にも、SMARTで設定された目標は改善点や達成度を評価しやすく、部下の成長サポートに役立ちます。
業務改善と評価を結びつける方法
事務職の人事評価をより効果的にするためには、日々の業務改善を評価基準やコメントに直結させる工夫が必要です。営業職のように成果が数値化されにくい事務職では、「業務効率化」「正確な処理」「改善意識」といった取り組みをどのように評価シートや自己評価コメントに反映するかが重要なポイントとなります。
例えば、マニュアル化や標準化による作業の効率向上、RPAやシステムを活用した自動化、情報共有や社内連携の改善といった施策は、すべて人事評価に結びつけることが可能です。こうした改善の成果を具体的に数値やエピソードで記録することで、上司・部下双方にとって納得感の高い評価が実現できます。
以下では、業務改善を評価に結びつける具体的な方法を紹介します。
マニュアル化・標準化による効率向上
事務職の業務改善で最も取り入れやすいのが、作業手順のマニュアル化と業務プロセスの標準化です。
例えば、書類作成やデータ処理において手順を明文化し共有することで、属人化を防ぎ、誰が行っても一定の成果を出せる体制を築けるでしょう。評価コメントには「業務マニュアルを作成し、処理時間を15％短縮した」といった具体的な成果を盛り込むと効果的です。
標準化された業務フローは、新人教育の効率化やミス削減にもつながり、結果として人事評価の成果評価や能力評価に直結します。また、マニュアル化は改善点を洗い出すきっかけにもなるため、自己評価コメントに「作業工程を見直し、改善点を提案した」と記載することで、情意評価の向上にもつながります。
RPA・システム導入での自動化事例
近年の事務職では、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）や人事評価システムの導入による業務自動化が注目されています。
例えば、「請求書データの入力を自動化し、年間で100時間の業務削減を実現」「人事評価シートをシステム化して、コメント入力や管理を効率化」といった成果は、そのまま評価コメントに反映できます。上司は「新システム導入に積極的に対応し、業務効率化に貢献した」と評価でき、自己評価では「RPA導入により作業時間を短縮し、改善に取り組んだ」と記載することが可能です。
自動化による業務改善は、コスト削減・効率向上・正確性アップといった複数の評価基準を満たすため、事務職の人事評価において非常に有効なアピールポイントとなります。
情報共有や社内連携の改善で成果を高める
事務職の評価では、個人の成果だけでなく、情報共有や社内連携の改善といったチーム全体への貢献も重要です。
例えば、「社内ポータルを活用して情報共有を迅速化」「部門間の定例ミーティングを提案し、業務の重複を削減」といった取り組みは、評価コメントで高く評価されます。上司のコメント例としては「他部署とのコミュニケーションを積極的に行い、業務改善につなげた」、自己評価コメントでは「社内の情報共有ルールを改善し、処理件数の増加に対応した」と記載できます。
情報共有の改善は定性的な評価にとどまらず、処理スピードやエラー削減といった定量的な成果にもつながるため、成果評価・能力評価・情意評価のすべてでプラスに作用します。結果として、組織全体の効率向上と社員のモチベーションアップを実現できるでしょう。
人事評価コメントの書き方ガイド
事務職の人事評価コメントは、評価者・被評価者双方にとって重要なコミュニケーションツールです。単なる業務の感想や抽象的な評価ではなく、具体的な事実や成果、改善点を明確に盛り込むことで、評価の透明性と公平性が高まります。
上司がコメントを書く場合は、部下の努力や成果を数値化して評価基準に沿って記録することが求められます。また、部下の自己評価コメントでも、業務で達成した目標や改善の取り組みを客観的に示すことが大切です。
本ガイドでは「具体的な事実と数値を盛り込む方法」「強みと改善点をバランスよく伝えるポイント」「NGコメント例と改善フレーズ」の3つの観点から、人事評価コメントの実践的な書き方を解説します。
具体的な事実と数値を盛り込むコツ
人事評価コメントに説得力を持たせるためには、具体的な事実や数値を記載することが不可欠です。
例えば、「業務を効率的に進めた」では抽象的ですが、「月次処理件数を前年比15％増加させ、処理時間を20％短縮した」と記載すれば、成果が明確になります。上司が部下を評価する際も「誤入力率を0.5％以下に改善」「社内申請の承認スピードを平均2日短縮」といった数値を加えることで、評価の客観性が増します。自己評価コメントでも「資料作成の精度を向上させ、ミスを3件から1件に削減」と具体的に書くと、目標達成度を効果的にアピールできます。
人事評価において数値を活用することは、評価コメントの信頼性を高め、上司と部下の認識を一致させるための重要なポイントです。
強みと改善点をバランスよく表現
評価コメントでは、強みだけを強調しても改善が見えず、逆に改善点ばかりを記載するとモチベーションが下がるため、両方をバランスよく盛り込むことが大切です。
例えば、「業務処理の正確性は高く、顧客対応も迅速で成果を上げている一方、書類提出のスピードには改善の余地がある」と書くことで、良い点と課題が明確になります。自己評価でも「コミュニケーション能力を活かしてチーム連携を強化できたが、業務効率化のために更なるPCスキル向上が必要」と記載すれば、前向きな改善意識を示せます。上司がコメントする際も「成果を適切に評価しつつ、次の目標や課題を提示する」姿勢を持つことで、部下の成長をサポートできます。
人事評価のコメントは、強みと改善点をバランス良く組み合わせることで、公平かつ前向きな評価につながります。
NGコメント例と改善フレーズ
人事評価コメントで避けるべきNG表現は、抽象的・主観的で改善につながらないコメントです。
例えば、「もっと頑張りましょう」「期待外れだった」といった表現は、部下に具体的な改善行動を示せません。代わりに「処理スピードを平均で15％向上させるため、作業手順を見直すと効果的」といった改善フレーズを用いると有効です。
また「他の社員と比べて劣っている」という比較的な表現も避けるべきで、代替案として「業務処理の正確性は高いが、期限内提出率の改善が今後の課題」と具体的に伝える方が適切です。自己評価コメントでも「できませんでした」とだけ書くのはNGで、「スケジュール調整が不十分だったため、次期は管理表を導入し改善する」と書けば評価者に前向きな姿勢を伝えられます。
人事評価コメントは、NG例を避け改善フレーズに変換することで、組織全体の成長に貢献するツールになります。
まとめ｜事務職の人事評価は「成果＋改善＋目標設定」で信頼性を高める
事務職の人事評価は、成果が数字で表れにくい分、評価基準を明確にしてコメントや目標を具体的に設定することが不可欠です。
成果評価では業務効率や処理件数、ミス削減を基準とし、能力評価ではPCスキルやコミュニケーション力、管理力を重視します。さらに情意評価では姿勢や協調性、改善への取り組みを評価することで、業務の質と社員の成長を多角的に判断できます。
評価コメントは、上司・部下双方が具体的な事実や数値を盛り込み、強みと改善点をバランスよく伝えることがポイントです。目標設定にはSMARTの法則を取り入れることで、達成度を測定しやすく、公平で透明性の高い評価が可能になります。
評価を「見える化」することで、社員のモチベーションを高め、組織全体の成果向上を実現するための基盤をつくりましょう。
