事務職の人事評価が難しいと言われる理由
事務職は会社や企業を支えるバックオフィスとして欠かせない存在ですが、その業務は書類作成やデータ管理、社員サポートなど多岐にわたり、成果を数値で示しにくい点が特徴です。営業職のように売上や契約数といった明確な目標があるわけではなく、日常業務の正確さや対応力が人事評価の中心となります。そのため、評価シートに反映する項目や基準の設定が難しく、上司のコメントや自己評価との認識に差が生まれやすいのが課題です。
本章では、事務職の業務範囲や評価基準の課題、そして企業や会社が人材育成や制度改善を目的として何を期待しているのかを解説し、より適切な人事評価の方法を紹介していきます。
事務職の仕事の特徴と業務範囲
事務職は「縁の下の力持ち」とも呼ばれ、企業や会社の業務を円滑に進めるための幅広い役割を担っています。具体的には、書類の作成や整理、データ入力、勤怠や経費の管理、電話やメールでの顧客対応、社員へのサポートなどが代表的です。これらは一見単純な作業に見えても、正確さやスピードが求められるため、人事評価シートでしっかりと項目を設定する必要があります。また、総務・人事・経理・法務・営業事務といった部署ごとに担当する仕事が異なり、成果の出し方や改善の余地も変わってきます。
目標を作成する際は、部署特性に合わせた評価基準を導入することが重要です。業務が多岐にわたるからこそ、的確な評価項目を明確にすることで、事務職全体の成長や会社の効率化につながります。
数値化しにくい評価基準と課題
事務職の人事評価が難しい大きな理由は、成果を数値で表しにくい点にあります。営業職のように売上や契約件数といった指標がないため、業務改善や正確な処理スピードをどのように評価基準に落とし込むかが課題となります。
例えば、「書類のミスが少ない」「期日を守って提出する」といった点は重要ですが、これを数値化してシートに記録するのは容易ではありません。その結果、上司の主観的なコメントや社員自身の自己評価に依存する割合が高まり、不公平感を感じる人もいるでしょう。人事制度として透明性を保つためには、数値化できる項目と定性的な評価を組み合わせ、目標設定を工夫する必要があります。こうした改善を行うことで、事務職の評価が明確になり、組織全体の成長にも寄与します。
企業や会社が重視する目的と期待
企業や会社が事務職の人事評価に期待する目的は、単なる個人の成果確認にとどまりません。人材の成長を促し、組織の業務効率化を推進し、長期的には会社全体の生産性を向上させることに直結しています。
例えば、正確なデータ管理や作業効率の改善は、経費削減や制度運用の質の向上につながり、企業の競争力を高めます。また、人事評価シートに目標を設定することで、社員一人ひとりが自分の役割を理解し、行動計画を作成できるようになります。さらに、上司からのフィードバックやコメントを通じて、業務の課題を共有し改善につなげる仕組みも期待されています。事務職に対する適正な評価は、社員のモチベーション維持とエンゲージメント向上を支え、組織の持続的な発展に不可欠です。
人事評価シートで確認すべき基本的な評価基準
事務職の人事評価は、評価基準を明確にしてシートへ体系的に落とし込むことが重要です。会社・企業の業務を支える職種だからこそ、成果だけでなく能力や姿勢（情意）までを総合的に管理し、次期目標の設定と改善につなげる設計が求められます。
本章では、上司と社員が面談で合意しやすい項目をわかりやすく解説し、システムやテンプレートへの作成・運用時に役立つ視点を紹介します。成果評価、能力評価、情意評価の３領域を整理し、例文づくりのヒントや数値化の方法、現場での対応ポイントまで具体的に掘り下げるので参考にしてください。
成果評価｜業務効率・正確性・改善点
成果評価は、事務職の人事評価における“見える化”の核です。まずは業務の効率化を数値で捉えるため、処理件数／時間、作業のリードタイム、書類の不備率、再提出率などの評価基準をシートに明確化しましょう。
例えば、
- 「月次伝票の処理時間を2025年内に10％削減」
- 「ミス率0.5％以下」など、
目標の設定は「数値＋期限＋対象業務」で作成するのが良いでしょう。次に正確性の担保として、ダブルチェックやマニュアルの改訂履歴を管理し、会社・企業の監査要件に適合させる仕組みを整備します。さらに改善点を定期レビューで洗い出し、RPA・テンプレ導入、手順の見直しといった行動計画まで落とし込むと、上司のコメントも具体化しやすく、面談での合意形成が高い精度で進みます。
これらを制度運用に組み込み、達成度の評価と次期目標へ循環させることで、継続的な向上が実現します。
能力評価｜PCスキル・情報管理・対応力
能力評価では、成果の裏付けとなるスキルとプロセスを客観的に評価します。
まずPCスキルは、Excel関数・関数組み合わせ、ピボット、関数エラー対応、正規化されたデータ管理、文書テンプレ作成などを段階定義して評価基準を明確化します。次に情報セキュリティと管理では、アクセス権限、ログ保存、個人情報・機密書類の取り扱い、法令・制度遵守をチェックリスト化し、教育受講履歴もシートで可視化します。さらに対応力（社内外コミュニケーション、問い合わせの一次解決、突発案件の調整、営業や採用など他部門との連携）を、平均応答時間や満足度などの数値で補強しましょう。
目標は
- 「問い合わせ一次解決率80％以上」
- 「定型依頼の標準化10件」
- 「ナレッジ記事5本」など
このように設定し、例としてOJT・マニュアル更新・自動化ツール導入の行動を紐づけます。これにより、個人の成長段階を人事評価でフェアに判定し、企業基準への適合度を高められます。
情意評価｜積極的な行動・組織貢献・成長意欲
情意評価は、数値化しづらい「姿勢」を評価し、組織の文化と制度運用を支える領域です。
評価項目は、
- ①積極的な行動（改善提案、標準化の主導、資料の整備、システム導入サポート）
- ②組織貢献（部門横断の連携、属人化の削減、後任育成、ヘルプ対応）
- ③成長意欲（学習計画、資格取得、外部セミナー参加、例文／手順のナレッジ化）を軸に明確化します。
コメントは「なぜ」「どうやって」「何が変わったか」を必ず記述し、面談での合意を取りやすくしておきましょう。
目標の作成例は
- 「月1本の業務改善提案」
- 「新人向け資料テンプレ3点を作成して共有」
- 「問い合わせナレッジの更新月2回」など、
こういった観察可能な行為に落とし込むのがポイントです。達成度は同僚からのフィードバックや運用実績で補強し、人事評価シートにエビデンスを蓄積しておきましょう。これにより、人事・上司と社員の認識差を縮小し、会社・企業全体のエンゲージメント向上と定着率の改善に直結します。
事務職の目標設定のポイントと書き方
事務職の人事評価では、成果や能力を正しく可視化するために、日々の業務に直結する目標設定が不可欠です。評価シートに明確な項目を落とし込み、上司のコメントや社員の自己評価と一致させることで、公平で透明性の高い制度運用につながります。特に、組織全体の戦略や会社の方針と関連づけた個人目標を作成することは、社員のモチベーションや成長意欲を引き出し、企業の効率化・改善を後押しします。
本章では、組織目標とリンクする個人目標の立て方、定量的かつ数値で管理できる目標を設定する理由、行動計画を明確化し複数の達成基準を設ける方法について解説し、効果的な人事評価シート活用のポイントを紹介します。
組織目標とつながる個人目標の作成方法
事務職の目標設定で重要なのは、会社や企業が掲げる組織の目標と、社員一人ひとりの個人目標をしっかり結びつけることです。
例えば、「経費削減」という組織目標がある場合、事務職の業務においては「備品発注の最適化」や「印刷コストの削減」といった具体的な項目を設定できます。これにより、社員の行動が組織戦略に直結し、人事評価シートに記録する際も上司と共有しやすくなります。
また、例文として「社内会議の資料を電子化し、印刷費を年間20％削減する」といった具体的な目標を作成すれば、達成度の測定も容易です。
組織全体の戦略を意識した目標設定は、社員の役割理解を深め、人事評価での納得感や成長実感を高める効果があります。
定量的・数値化できる目標を設定する理由
事務職の人事評価において、定性的な表現だけでは成果が曖昧になりやすいため、定量的かつ数値化できる目標設定が必要です。数値で示すことで、評価シート上で誰が見ても公平な基準となり、上司や社員間の認識ギャップを小さくできます。
例えば、
- 「月次書類の処理スピードを前年比10％短縮」
- 「誤入力を年間5件以下に抑える」等
こういった項目は、成果の可視化と改善点の把握に役立ちます。さらに、数値化された目標は管理職によるフィードバックやコメントも具体化でき、評価面談時に建設的な対話が可能となります。加えて、数値化はシステムやツールを活用した進捗管理にも向いており、会社や企業の全体的な効率化や制度改善に直結します。
社員のやる気を高め、成果に対する納得感を強化するために定量的な目標設定を意識してみましょう。
行動計画を明確にし達成基準を複数設ける
事務職の目標設定を実効性あるものにするには、単なる成果の数値化だけでなく、日々の業務に落とし込める行動計画を具体的に描くことが重要です。
例えば、「問い合わせ対応時間を短縮する」という目標を掲げた場合、「マニュアルの作成・更新」「FAQ資料の整備」「対応フローの見直し」といった行動項目をリスト化し、進捗を管理します。その上で、最終成果に至るまでの達成基準を複数設けることがポイントです。
初期段階では「問い合わせマニュアルの完成」、中期では「応答時間を平均20％短縮」、最終的には「顧客満足度アンケートの改善」と段階的に設定すると、上司の評価コメントも明確になり、人事評価シートに反映しやすくなります。
こうした計画的な目標は、社員の成長を支援するだけでなく、会社や企業にとっても組織力強化と制度運用の安定に寄与してくれる重要なものです。
事務職の人事評価シート例文・コメント集【部門別】
事務職の人事評価を適切に行うには、部署ごとの業務特性に応じた目標設定や評価項目を明確にすることが不可欠です。経理・人事労務・総務・法務・営業事務など、それぞれの部門で求められる成果や能力は異なります。そのため、評価シートに具体的な例文を落とし込み、社員自身の自己評価や上司のコメントと照らし合わせることで、公平性と透明性を高められます。さらに、部門ごとの目標を正確に作成することは、組織全体の効率化や制度改善にも直結し、企業の成長に貢献します。
以下では各部門に分けて、実際に使える人事評価シートの目標例やコメントを紹介し、会社や社員が実務で活用できるポイントを解説します。
経理事務｜正確な書類管理・コスト削減の目標例
経理事務では、日常の業務において正確な書類管理とコスト削減が重要な評価項目となります。
例えば、
- 「仕訳入力の誤りを年間3件以下に抑える」
- 「決算処理のスピードを前年より10％短縮する」等
こういった数値化された目標設定は、人事評価シートでの基準として有効です。さらに「備品購入のルールを見直し、年間経費を15％削減」など、改善や効率化を意識した例文を作成すれば、上司のコメントも具体的になります。
これらの取り組みを制度運用に組み込み、社員自身が定期的に進捗を管理することで、成果が明確になり、公平な人事評価につながります。経理事務の役割を正しく評価することは、会社全体の財務健全性や企業価値の向上に直結します。
人事労務事務｜採用業務・人材育成・制度改善の例文
人事労務事務の人事評価では、採用から人材育成、さらには制度の改善に至る幅広い業務が対象となります。
評価シートに記入する目標例としては
- 「新卒採用における内定辞退率を前年比20％削減」
- 「研修参加率を100％に引き上げる」
- 「人事評価制度の見直し資料を四半期ごとに作成」などが挙げられます。
これらは数値化しやすく、上司のコメントや社員の自己評価と連動させやすい項目です。さらに「離職率の改善」や「労務関連法令への的確な対応」など、会社や企業全体の人材戦略に貢献する目標設定も重視されます。
具体的な例文を盛り込むことで、社員は自分の役割を明確に理解し、モチベーションの維持・向上につなげられます。
総務事務｜職場環境改善・社員満足度向上の評価項目
総務事務は会社の円滑な運営を支える存在であり、評価項目には職場環境の改善や社員満足度の向上が含まれます。
人事評価シートに反映できる具体的な目標設定の例文としては、
- 「オフィスの整理整頓ルールを徹底し、備品紛失件数を年間ゼロにする」
- 「社内アンケートで職場環境満足度を80％以上に改善する」
- 「福利厚生の見直しにより、経費を10％削減する」などが挙げられます。
これらは数値化可能で、上司コメントとの整合性も高められるため、公平な評価に直結します。さらに、災害対策や安全管理の体制整備といった業務を評価シートに盛り込むことで、制度面での強化にもつながります。
総務事務の目標は、会社全体の安定した運営と社員の働きやすさに直結するため、適切な管理と改善が不可欠です。
法務事務｜契約書作成・コンプライアンス遵守の目標設定
法務事務の人事評価では、契約書の正確な作成とコンプライアンスの遵守が中心的な項目です。
具体的な目標例として、
- 「契約書レビューの処理件数を前年比15％増加」
- 「法令改正への対応マニュアルを四半期ごとに更新」
- 「契約関連の不備件数を年間ゼロにする」などが挙げられます。
これらは成果を数値で示せるため、人事評価シートに明確に記録できます。さらに「内部統制に関する資料を作成し、監査時の指摘件数を削減する」など、制度やルールの遵守を可視化できる例文も有効です。上司のコメントも具体化しやすく、社員自身が自らの業務改善に取り組むきっかけとなります。
法務事務は企業リスクを低減させる重要な部門であり、適切な目標設定と公平な評価は会社の信頼性と持続的成長を支えます。
営業事務｜集計効率化・営業サポート・顧客対応の例文
営業事務の人事評価では、営業部門の成果を支える業務が中心となり、集計作業の効率化や顧客対応の質が大きな評価基準となります。
人事評価シートに記入できる目標例は、「月次売上集計の作業時間を前年比20％短縮」「顧客問い合わせ対応満足度を90％以上に改善」「営業資料の作成を標準化し、営業社員の準備時間を15％削減」などです。これらの項目は数値で管理できるため、公平で透明性の高い評価につながります。また、「営業支援システムの入力精度を100％に保つ」といった具体的な例文を加えることで、社員の行動が成果に直結する仕組みが構築されます。
営業事務の目標設定は、単なるサポートにとどまらず、会社全体の売上や効率性の向上にも直結する重要な要素となります。
まとめ｜事務職の人事評価を明確にし、成長と業務効率化を実現する
事務職の人事評価は、成果だけでなく能力や姿勢も含めて多面的に行う必要があります。
評価シートに成果評価・能力評価・情意評価をバランスよく反映させることで、業務効率化や正確性の向上が期待できます。また、目標を数値化して行動計画に落とし込むことは、社員の成長意欲を高め、組織全体の改善と制度運用の安定に直結します。
さらに、経理・人事労務・総務・法務・営業事務など各部門ごとの例文を活用すれば、自己評価や上司コメントの整合性が高まり、公平で透明性のある人事評価が可能になります。適正な評価制度は社員のモチベーションを維持し、企業全体の生産性や信頼性の向上にも大きく寄与します。
